美容業界の面接メールマナー｜日程調整・お礼メールの書き方と例

面接日程を決める時に、応募先とメールでやりとりを行うこともあります。ビジネスメールのルールを守ってやりとりを行う必要がありますが、メールの書き方やマナーがわからない人も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、美容業界の面接メールマナーや書き方例をご紹介します。

INDEX

• 1、メールの基本マナー
• 2、面接日程調整のメールの書き方と例
• ■面接の候補日が送られてきた場合
• ■面接の候補日を送る場合
• ■面接候補日の調整をしてほしい場合
• ■すでに決定した面接日の変更を申し出る場合
• 3、面接が終わった後のお礼メールの書き方と例
• 4、面接を辞退する時のメールの書き方と例
• 5、まとめ

1、メールの基本マナー

ビジネスメールの書き方

美容業界の面接では、面接日程の調整や連絡をする際に、メールでやりとりを行う場合があります。ビジネスメールのマナーを守って、礼儀正しく丁寧に書くようにしましょう。
 
まず、ビジネスメールの書き方は、
 

① 件名
② 宛名
③ あいさつ文
④ 本文
⑤ 締めのあいさつ文
⑥ 署名

 
というルールがあります。ビジネスメールと聞くと難しそうなイメージがありますが、基本的にメールの型は同じなので、書き方を覚えておくと便利です。

①件名

メールの件名には、「どんな内容なのか？」がパッと見ただけでわかるように書くのがマナーです。面接の日程調整のメールを送るなら「面接日程の件について」と用件がすぐにわかる件名にしましょう。
また、返信をすると「Re:」が件名に入りますが、やりとりの履歴が把握できるため、消さずにそのままの状態でメールを送るのが基本です。

②宛名

宛名は、応募先名と担当者名を書きます。

③あいさつ文

メールの一文目には、あいさつから書きます。一般的には「いつもお世話になっております」と書くのがマナーです。あいさつの後には「◯◯と申します」と、自分の名前を書くようにしましょう。

④本文

ビジネスメールの本文は、用件を具体的かつ簡潔に書くのがマナーです。最初に、どのような用件であるかを書き、次に詳細や補足を書きます。面接日程を提示する場合は、箇条書きにして書くと見やすくなります。
メールを受信する側が、読みやすいように配慮した内容を心がけましょう。

⑤締めのあいさつ文

文の最後は、締めのあいさつ文を書きます。締めのあいさつは、「何卒よろしくお願いいたします」「ご確認よろしくお願いいたします」などが一般的です。
本文の内容に応じて、締めのあいさつ文は臨機応変に書きましょう。

⑥署名

メールの最後には、自分の名前を必ず書くようにしましょう。名前以外にも、電話番号やメールアドレスなども書くと丁寧さが伝わります。

TO、CC、BCCの違い

ビジネスメールでは、「TO」「CC」「BCC」という、用語がよく使われます。これらは、宛先以外の人にも送る方法なので、その違いについて把握しておきましょう。

「TO」は、メールを送りたい相手のアドレスを入力します。返信をしてほしい相手には「TO」で送るようにしましょう。
「CC」は、カーボンコピーの略で複写という意味があります。「TO」で送った相手以外に、メールの内容を共有したい相手を入力します。確認のために見てもらいたい場合や、同じ情報を共有したい場合に使うことが多いでしょう。
「BCC」で送られた相手は、「TO」や「CC」、他の「BCC」受信者にはメールアドレスが表示されません。そのため、一斉送信をしたい時や、メール受信者に他のメールアドレスを知られないようにする時は「BCC」に入力します。

すぐに返信する

ビジネスメールは、すぐに返信をするのがマナーです。すぐに返信をしないと印象が悪くなったり、返信を忘れたりするリスクもあるため、確認をしたらすぐに返信しましょう。
もし、すぐに返信できない場合は、一旦「◯日にご連絡します」「確認でき次第、ご連絡させていただきます」などのメールを送ると好感を持たれます。

勤務時間内に送る

メールの返信は、応募先の営業時間や勤務時間内に送るようにしましょう。早朝や深夜などに送るのはビジネスマナーとしてふさわしくないため、9時〜18時くらいの間が理想です。

添付ファイルは3MBまで

メールに添付するファイルの容量は、3MBまでにしましょう。容量が大きすぎると、メールの送受信に時間がかかったり、受信者の負担になるため、迷惑がかかってしまいます。
容量が多い場合は、メールを複数回に分けて送ったり画像の解像度を落としたりと、送信方法を工夫しましょう。

会社のメールアドレスはNG

現在自分が勤務している会社のパソコンからメールを送ると、会社名が入ったアドレスで送信されてしまうため、非常識な印象を与えてしまいます。転職活動をする人がやりがちなミスなので、注意しましょう。

2、面接日程調整のメールの書き方と例

面接の候補日が送られてきた場合

応募先から面接の候補日をいくつか提示された場合、その中から希望する日程を書きます。1つだけでなく、第3希望まで書くのがマナーです。

面接の候補日を送る場合

候補日は最低でも3つ書くようにしましょう。時間の指定がある場合は、●時〜●時と書きます。

面接候補日の調整をしてほしい場合

応募先から提示された面接候補日の都合が悪い場合は、まずは丁重にお詫びをします。そのあと面接可能な日程を書いて、再度検討してもらうようにお願いしましょう。

すでに決定した面接日の変更を申し出る場合

すでに面接日程が決定したものの、都合が悪くなってしまった場合は、早めにメールをしましょう。やむを得ない事情であれば応募先も理解してくれるため、お詫びの気持ちを伝えた上で、再度日程を調整してもらうように依頼します。

3、面接が終わった後のお礼メールの書き方と例

面接を終えた後のお礼のメールは、必ずしも送らないといけないわけではありませんが、面接の感想や感じたことを送ると、丁寧な印象を与えることができます。
お礼のメールの内容は「入社意欲がさらに高まった」「理解を深めることができた」などポジティブなことを書きましょう。

4、面接を辞退する時のメールの書き方と例

面接を辞退したい場合、「一身上の都合」とするのが無難です。「第一志望の企業で採用された」「応募先とは合わない」などの理由があると思いますが、辞退理由を明確に述べる必要はありません。
ただし、すでに面接の日程が決まっているので、調整をしてくれた応募先には丁重にお詫びをしましょう。面接日が迫っている場合は、メールではなく電話で連絡するのがマナーです。

【関連リンク】
【テンプレあり】美容業界｜面接を辞退したい時のメールマナー

5、まとめ

美容業界の面接メールは、マナーを守って書くことが大切です。ここで印象をよくしておけば、面接でもプラスの評価につながるため、気を抜かずに丁寧なやりとりを心がけましょう。